Meetings sind wichtig. Aber sie müssen effizient sein.

In der Agentur, den allermeisten Firmen und Organisationen ist der Arbeitsalltag geprägt von Meetings. Wunderbar, die Tage ohne Termine. Zu selten. Leider? Nicht ganz. Meetings sind wichtig. Wir besprechen, wer was zu tun hat, briefen und debriefen, blicken gemeinsam auf Zwischen- und Endresultate.
Meetings sind gewiss relevant und meist richtig, aber sie können auch die Nerven strapazieren. Und zwar dann, wenn sie nicht richtig strukturiert sind.

Effizienz ist nicht bei jeder Tätigkeit ratsam und zielführend. Manchmal ist es erfolgversprechender, sich gedanklich zu verlieren, kreativ zu pausieren oder gleiche Fragen mehrfach zu diskutieren. Als Kreativagentur wollen und müssen wir das fördern. Nicht jedoch bei Meetings. Zuerst ein bisschen Smalltalk über die Pläne fürs kommende Wochenende oder die neuesten TikTok-Trends? Bitte nicht.
Endlich beim eigentlichen Auftakt angekommen, fragende Blicke in die Runde, wer denn jetzt den Anfang macht und was das Ziel des Meetings ist? Schlecht geplant und wenig ergebnisorientiert. Dafür gibt es Abhilfe.

Die Lösung in 7 Fragen

1. Wer führt das Meeting?

   Eine definierte Person plant den Termin und bereitet ihn vor. Jedes Meeting braucht einen klaren Lead – die erste und wichtigste Regel. Diese Person informiert über Meeting-Ziel und -Rahmen, führt ins Thema ein und moderiert die Diskussion. Sie fasst am Ende die Erkenntnisse wie auch die Entscheide zusammen, informiert über die nächsten Schritte und Zuständigkeiten. In aller Regel ist dies die projektverantwortliche Person.

2. Wie viel Zeit benötigen wir?

   Weniger ist mehr – Meetings benötigen selten eine Stunde. Die allermeisten Dinge sind in der Hälfte der Zeit besprochen. Steht weniger Zeit zur Verfügung, ist mehr Fokus unabdingbar. Die aktuellen TikTok-Trends werden so gar nicht erst zum Thema. Ach ja, und klar: bitte pünktlich erscheinen. Das ist die eigentliche Regel Nummer 1.

3. Sitzen die richtigen Personen am Tisch?

   Ebenso wichtig wie die eingeplante Zeit ist die personelle Zusammensetzung. Wen brauchen wir, um den Sachverhalt auf die nächste Ebene zu führen? Auch hier ist manchmal weniger mehr. Aber nicht immer. Leute, die vordergründig nichts mit dem Projekt oder dem Thema zu tun haben, können neue Erkenntnisse und Sichtweisen einbringen.

4. Sind wir am richtigen Ort?

   Soll das Meeting live oder remote stattfinden? Eine vielgehörte Frage heutzutage. Nicht alle Meetings müssen physisch sein, gewisse ganz bestimmt. Kreative Prozesse anstossen zum Beispiel: bitte am gleichen Tisch. Oder sogar in einem ganz anderen Rahmen – bei einem Spaziergang vielleicht oder im Park. Das kann Synapsen öffnen, den Horizont erweitern. Remote funktioniert vor allem in kleineren Gruppen und eher bei weniger komplexen Themen. Vorbei sind zum Glück die Zeiten, wo man wegen eines einstündigen Termins 100 Kilometer oder mehr zurücklegen musste. Maximal ineffizient.

5. Kommen alle ausreichend zu Wort?

   Zuhören strapaziert manchmal die Geduld. Aber nur im Moment. Es ist effizienter – und wesentlich wertschätzender dazu – sprechende Personen ausreden zu lassen. Bei ständigem Reinreden verlängert sich die Diskussion eher und das Gespräch verzettelt sich in verschiedene Richtungen. Oder dreht sich gar im Kreis. Zudem führt es zu einer angespannten Atmosphäre.

6. Bist du voll dabei?

   Besonders bei Remote-Terminen ist die Gefahr einer Ablenkung gross. Nebenbei E-Mails lesen, kurz noch den nächsten Projektschritt organisieren und dabei nur mit einem Ohr zuhören. Das alles führt nicht zum Ziel und ist unhöflich. Auch physische Meetings sind davon betroffen. Heute sitzen oft die meisten Menschen mit ihren Laptops am Tisch. Das ist ok, aber nur wenn unbedingt nötig.

7. Haben wir entschieden?

   Ist das Meeting gut moderiert, werden klare Entscheide angestrebt. Fragestellung, Diskussion, Entscheid. 10 Minuten später wieder auf dieselbe Frage zurückzukommen ist selten ratsam.

Das klingt jetzt alles ein bisschen streng und spassbefreit? Mitnichten. Je nach Thema soll ein Meeting auch Spass machen. So entstehen gute Ideen. Die für das Meeting verantwortliche Person kann beispielsweise bewusst einen lockeren Einstieg wählen, der wenig bis nichts mit dem Thema zu tun hat. Damit alle ankommen dürfen und sich an die neue Situation gewöhnen. Selbstverständlich mit einer klaren Zeitangabe. Denn aus Spass sollen Erfolge resultieren.